Ажлын цахим шууданг боловсон ашиглах нь

May 17, 2016 No Comments by

1392079989-how-find-right-mailing-list (1)

Хүн ажлын өдрийн дөрөвний нэгээс илүү хугацааг цахим шууданг ашиглахад зарцуулдаг боловч ихэнх хүмүүст цахим шуудангийн боловсон арга барил байдаггүй. Гол асуудал нь хувийн цахим шуудангаас илүү албан харилцааны бодлогыг илүү чухалчлах нь чухал  байдаг.

Гарчиг нь тодорхой байх

Гарчиг (subject line) нь таны хүлээн авагчид хамгийн анхны сэтгэгдэл төрүүлдэг хэсэг юм. Таны гарчиг  утга замбраагүй байвал хүлээн авагчид таны үндсэн захиа нь нуршуу, найруулга муутай санагдах болно.  Албан шууданд  таны гарчиг товч, тодорхой байх ёстой. Энэ нь хүлээн авагчид ямар ч хэрэггүй мэдээллүүд агуулагдаагүй, утга төгөлдөр найруулгатай захиа унших юм байна гэсэн бодлыг төрүүлж байдаг.

 Байгууллагын нууцлалтай CC болон BCC

CARBON COPY (CC) болон BLIND CARBON COPY (BCC) хэлбэр нь зохион байгуулалттай (олон хүнд хүргэх) цахим шуудан илгээх эсвэл нууц хэлбэрээр явуулах тохиолдолд ашиглахад тохиромжтой байдаг.  Зөвхөн  сонгосон хэдэн хүнтэйгээ харилцаж мэдээлэл солилцоход ашиглана. CC-ыг гол төлөв хариулт авах шаардлагагүй зөвхөн мэдээлэл өгөх зорилготойгоор ашиглана.

BCC – энэ нь зөвхөн илгээгч, хүлээн авагч хоёрт шуудангийн хаяг нь харагдана, бусдад нь харагдахгүй ба нууцлалын зориулалтайгаар ашиглагдана. Та хамтран ажиллагсад болон үйлчлүүлэгч нартаа өөр хооронд нь мэдэгдэхгүйгээр мэдээлэл хүргэж, санал солилцоход BCC-ыг ашиглах нь зохимжтой. Мөн томоохон бизнес эрхлэгчдийн цахим хаягыг бусдаас нууцлах тохиолдолд дээрх хэлбэрээр явуулна.

Аль болох түргэн хариулах

Та цахим захидлын хариуг долоо болон түүнээс дээш хугацаанд өгдөг үү? Хариуг аль болох түргэн  48 цагаас дотогш хугацаанд багтан явуулж байх хэрэгтэй.  Цаг бол мөнгө, та хариуг нь саатуулснаараа өөрийгөө болон бусдад зардал гаргаж байна гэдгээ байнга санаж байх хэрэгтэй.

Тохиромжтой үг хэллэгийг хэрэглэх

Албаны захидал  нь хувийн захидалтай адилхан уншигдаж болохгүй гэсэн ерөнхий дүрэмтэй байдаг. Албан захидалд орчин үеийн өдөр тутмын хар ярианы хэллэг болон илэрхийлэмжүүдийг (emotions) ашиглахаас татгалзах ёстой.

Мөн хэт бялдуулчилсан эсвэл ихэмсэг байж болохгүй. Мөн та үг хэллэгээ сонгохдоо, ажлын газрынхаа хэвшсэн соёлыг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Хэрэв магадгүй таны хамтран ажиллагсад хэт энгийн ярианы үг хэллэгээр харилцаж байвал  та өөрийн хэтэрхий албан үг хэллэгийг багасган залруулах хэрэгтэй.

Захианы төгсгөлийг зөв сонгох

Мэргэжилнүүд болон цахин шуудан хэрэглэгчдийн дунд байнгын маргаан үүсгэдэг асуудал нь захиаг ямар үг хэллэгээр төгсгөх тухай юм. Энгийнээр баярлалаа (thanks) гэдэг үгийг ихэнх тохиолдолд ашиглах боловч үнэндээ энэ нь таны хүндэтгэлийн илэрхийлэл болж чадахгүй. Тухайн захианы үйл явдлын утга болон хүлээн авагчид  нь тохируулсан байна.

Бусад, Онцлох
No Responses to “Ажлын цахим шууданг боловсон ашиглах нь”

Leave a Reply